Cold calling i cold mailing w 2026 – czy to legalne? Co musi wiedzieć Twoja firma

Cold calling i cold mailing w 2026 – czy to legalne?

„Dzień dobry, dzwonię z ofertą…” – każdy przedsiębiorca zna ten telefon. Wielu właścicieli firm z Bochni, Wieliczki czy Tarnowa samo też sięga po zimne telefony i maile, bo wydaje się, że to najszybsza droga do nowych klientów. Problem w tym, że od listopada 2024 roku przepisy w tej sprawie są znacznie ostrzejsze, a większość firm wciąż działa „po staremu”. Wyjaśniamy, co się zmieniło, jakie kary grożą i jak zdobywać klientów bez ryzyka.

Co się zmieniło? Prawo komunikacji elektronicznej

10 listopada 2024 roku weszła w życie ustawa Prawo komunikacji elektronicznej (PKE). Zastąpiła ona dawne Prawo telekomunikacyjne i przeniosła do jednego miejsca zasady dotyczące marketingu przez telefon i e-mail.

Kluczowy jest art. 398 PKE. Zabrania on wysyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, za pomocą telefonu, maila, SMS-a czy komunikatora bez uprzedniej zgody odbiorcy.

„Informacja handlowa” to w praktyce każda wiadomość, która promuje Twoje usługi, produkty albo wizerunek firmy. Zimny telefon z propozycją współpracy czy mail z ofertą mieszczą się w tej definicji bez żadnych wątpliwości.

„Ale ja piszę do firm, nie do klientów indywidualnych”

To najczęstszy mit, który słyszymy. Niestety przepisy nie rozróżniają relacji B2B i B2C. Chroniony jest każdy użytkownik końcowy, czyli również przedsiębiorca, jego firmowy telefon i firmowa skrzynka mailowa.

Drugi mit brzmi tak: „skoro numer jest publiczny, mogę dzwonić”. Nie możesz. Numer telefonu czy adres e-mail znaleziony w CEIDG, KRS, na stronie internetowej albo w social mediach nie oznacza zgody na otrzymywanie ofert.

Jakie kary grożą za cold calling i cold mailing?

Ryzyko przestało być symboliczne. W grę wchodzi kilka rodzajów sankcji:

• Kara od Prezesa UKE. Wynosi do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do 1 mln zł, w zależności od tego, która kwota jest wyższa (art. 446 ust. 5 PKE).
• Grzywna za wykroczenie. Za przesyłanie informacji handlowej bez zgody grozi do 5 000 zł (art. 24 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
• Czyn nieuczciwej konkurencji. Konkurencja może dochodzić swoich roszczeń na drodze cywilnej.
• RODO. Przetwarzając dane osoby, do której dzwonisz lub piszesz, musisz mieć podstawę prawną. W 2026 roku UODO objęło podmioty marketingowe planem kontroli.

Kar za sam cold mailing wciąż jest niewiele, ale nadzór wyraźnie się zaostrza. Jedna skarga niezadowolonego odbiorcy może wystarczyć, żeby urząd zaczął przyglądać się Twojej firmie.

Czym jest zgoda i jak ją legalnie uzyskać?

Zgoda na kontakt marketingowy musi spełniać wymogi RODO, czyli być:

• dobrowolna – nie może być warunkiem skorzystania z usługi,
• konkretna – dotyczy określonego kanału (osobno telefon, osobno e-mail) i określonej firmy,
• świadoma i jednoznaczna – odbiorca musi wiedzieć, na co się zgadza,
• udokumentowana – w razie kontroli to Ty musisz udowodnić, że ją masz.

W praktyce zgodę zbierasz wtedy, gdy klient sam wykonuje pierwszy krok: wypełnia formularz na stronie, zapisuje się na newsletter, pobiera poradnik albo zostawia numer z prośbą o kontakt.

A co z mailem „tylko z pytaniem o zgodę”?

To szara strefa. Część firm wysyła pierwszą wiadomość, w której nie przedstawia oferty, tylko pyta, czy może ją przesłać. Prawnicy nie są w tej sprawie zgodni, a urzędy traktują szeroko wszystko, co w jakikolwiek sposób prowadzi do sprzedaży. Jeśli taki mail choćby wspomina o Twoich usługach, łatwo uznać go za informację handlową. Zanim oprzesz na tym sprzedaż, skonsultuj proces z prawnikiem.

Kontakt, który nie ma charakteru handlowego, nie podlega temu zakazowi. Przykładem jest pytanie o rekrutację, zaproszenie do wywiadu czy prośba o informację.

Jak zdobywać klientów bez zimnych telefonów?

Dobra wiadomość: najskuteczniejsze kanały pozyskiwania klientów są w pełni legalne, bo to klient przychodzi do Ciebie. Tak działa marketing przychodzący (inbound):

• SEO i Google Maps. Kiedy ktoś w Bochni szuka Twojej usługi, znajduje Cię w Google i sam dzwoni. Taki kontakt nie wymaga żadnej zgody.
• AI Search. Coraz więcej osób pyta o firmy ChatGPT i Gemini. Jeśli AI poleca Twoją firmę, klient trafia do Ciebie sam.
• Google Ads i Meta Ads. Docierasz do osób, które właśnie szukają Twojej oferty, bez naruszania przepisów.
• Strona z dobrym formularzem. Formularz kontaktowy albo lead magnet (np. darmowy audyt czy poradnik) to najprostszy sposób na zebranie zgody marketingowej zgodnej z prawem.
• Infolinia AI. Gdy klienci zaczną dzwonić, żaden telefon nie przepadnie. AI odbiera połączenia 24/7 i umawia wizyty.

Częste obawy przedsiębiorców

• „Bez cold callingu nie mam skąd brać klientów” – zimne telefony dają zwykle niską skuteczność przy dużym nakładzie czasu. Klient, który sam Cię znalazł, jest już zainteresowany, więc łatwiej zamienić go w sprzedaż.
• „Inbound działa za wolno” – kampania Google Ads może przynieść pierwsze zapytania w kilka dni. SEO buduje stały dopływ klientów w dłuższej perspektywie. Najlepiej łączyć oba kanały.
• „Wszyscy tak robią, nikt nie dostaje kar” – do czasu. Kontrole UODO w 2026 roku obejmują właśnie działania marketingowe, a kara do 3% przychodu może poważnie zaszkodzić małej firmie.

Podsumowanie

Cold calling i cold mailing bez uprzedniej zgody odbiorcy są w Polsce niezgodne z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, także w relacjach B2B. Publiczny numer telefonu czy adres e-mail nie jest zgodą, a kary mogą sięgnąć 3% rocznego przychodu. Zamiast ryzykować, warto zbudować system, w którym to klienci zgłaszają się sami.

Jeśli chcesz, żeby klienci z Bochni, Wieliczki, Tarnowa i całej Małopolski sami do Ciebie dzwonili, chętnie pomożemy. W KreativSEO zajmujemy się SEO, AI Search, Google Ads i stronami, które zbierają zapytania zgodnie z prawem. Napisz do nas przez formularz kontaktowy. Odpowiadamy tego samego dnia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości co do konkretnej kampanii skonsultuj się z prawnikiem.